Sachas Geburtstags-Kalender

Fragen an Sacha

Ewiger Kalender

Excel Application zur Verwaltung von 65'535 Adressen

Datei Geburtstag.zip herunterladen.

Zum Arbeiten mit der Anwendung "Geburtstag.xls" benötigen Sie Microsoft Excel, ab Version Excel2000.
Beim Öffnen der Datei müssen die Makros aktiviert werden.

GeBuKa ist eine Excel-Anwendung. Sie können damit bis zu 65'535 Adressen verwalten. Weil es sich um einen Geburtstags-Kalender handelt, enthält jeder Datensatz ein Geburtsdatum.
Wer hat heute Geburtstag, wer im nächsten Monat?
Wer wird in diesem Jahr 65 Jahre alt, wer wird 18 Jahre alt?
All das sehen Sie auf einen Klick.

Daten bearbeiten...

Das ist der Dialog zum Suchen, Löschen, Ändern, und Hinzufügen von Daten.

Kalender anzeigen...

Das ist der "ewige Kalender". Sie sehen auf einen Blick, an welchen Tagen und Monaten ein Geburtstag eingetragen ist. Durch einen Mausklick werden die Datensätze gefiltert und angezeigt.

Formatierte Liste erstellen

Die formatierte Liste ist geeignet zum Ausdrucken.
Das Alter der Geburtstags-Kinder wird berechnet und angezeigt.
Die runden Geburtstage werden speziell gekennzeichnet.

Aktuelle Auswahl in ein neues Blatt kopieren

Sie können die Liste mit Ihren Adressen nach jedem beliebigen Kriterium filtern. Auch mehrere Filter gleichzeitig sind möglich: z.B. alle Herren mit dem Namen Huber die in Bern wohnen. Wenn Sie die getroffene Auswahl festhalten möchten, kopieren Sie diese auf ein neues Blatt.

Alle erstellten Blätter exportieren

Damit Sie Ihre persönlichen Daten auch ausserhalb dieser Anwendung verwenden können, besteht die Möglichkeit, die erstellten Blätter zu exportieren.
Ich stelle mir vor, dass Sie bestimmt einmal einen Serienbrief schreiben möchten oder Adress-Etiketten herstellen wollen. Die exportierten Daten lassen sich leicht mit anderen Anwendungen verbinden, z.B. mit Word von Microsoft.

Alle erstellten Blätter löschen

Damit Sie die Übersicht behalten, ist es sinnvoll, die erstellten Blätter nach Gebrauch zu löschen. Diese Aufgabe erledigen Sie per Mausklick.

Alle Filter zurücksetzen

Sehr praktisch! Diese Funktion setzt alle Filter zurück; alle Daten sind wieder sichtbar.

Eintrag suchen

Text suchen

Es handelt sich um eine einfache Textsuche. Geben Sie nur 1 Begriff oder einen Teil davon in das Textfeld ein. Klicken Sie auf "Text suchen". Gross- und Kleinschreibung werden ignoriert.

Datum suchen

Geben Sie das gesuchte Datum in das entsprechende Textfeld ein, und klicken Sie auf "Datum suchen". Die Schreibweise des Datums ist z.B. 19.05.1956.

Zeile suchen

Geben Sie die gesuchte Zeile in das Textfeld ein und klicken Sie auf "Zeile suchen". Der gewünschte Datensatz wird direkt angesprungen und angezeigt, falls er vorhanden und nicht gefiltert ist.

Blättern

In einer kleineren Menge von Datensätzen ist es sicher einfacher, durch Blättern zum richtigen Eintrag zu gelangen. Möglich sind auf- und abwärts blättern.

Zeile auswählen

Damit gelangen Sie direkt zum ersten oder zum letzten Eintrag der ausgewählten Datensätze.

Textfelder löschen

Drücken Sie diesen Knopf, um alle Textfelder in der Daten-Maske zu löschen. Dadurch werden keine Daten aus der Datenbank gelöscht - nur die Maske wird für einen neuen Eintrag frei gemacht.

Eintrag löschen

Eintrag löschen

Um einen Datensatz zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:
Suchen Sie den zu löschenden Eintrag, so wie es oben beschrieben ist. Nachdem der Eintrag in der Daten-Maske sichtbar ist, können Sie diesen löschen, indem Sie auf den Knopf "Eintrag löschen" drücken.
Zur Sicherheit müssen Sie diese Aktion bestätigen (folgen Sie dem Dialog).

Eintrag ändern

Eintrag ändern

Um einen bestehenden Datensatz zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:
Suchen Sie den gewünschten Eintrag, so wie es oben beschrieben ist. Nachdem der Eintrag in der Daten-Maske sichtbar ist, können Sie den Inhalt der Felder ändern. Um die Änderung zu speichern, drücken Sie den Knopf "Eintrag überschreiben".

Eintrag hinzufügen

Eintrag hinzufügen

Füllen Sie die Textfelder mit den gewünschten Angaben aus, und drücken Sie den Knopf "Eintrag hinzufügen".
Der neue Eintrag wird in die Liste einsortiert (chronologisch vom 1. Januar bis 31. Dezember).

• Das Datum-Feld muss ausgefüllt sein und ein gültiges Datum enthalten (ab 01.01.1900)
• Mindestens 1 weiteres Textfeld muss ausgefüllt sein.
• Die Felder sind auf eine optische Länge begrenzt. Es kommt also nicht auf die Anzahl Zeichen an, die Sie eingeben, sondern auf die graphische Darstellung des Eintrages.
  Das grosse "O" passt ca. 25 x in ein Textfeld:
  OOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOO
  Das kleine "i" passt ca. 100 x in ein Textfeld von gleicher Grösse:
  iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii
  Falls Sie zu viel Text eingegeben haben, werden Sie per Dialog zur Kürzung des Eintrages um x % aufgefordert.

Die aktuelle Auswahl können Sie in ein neues Blatt kopieren. Es kann sich dabei auch um den ganzen Datenbestand handeln.
Der Grund für diese Aktion könnte sein, dass Sie z.B. die Daten nach anderen Kriterien sortieren oder für ganz andere Zwecke nutzen wollen.
Da es sich hier um einen Geburtstags-Kalender handelt, habe ich die Daten chronologisch sortiert,
vom 1. Januar bis zum 31. Dezember aufsteigend.
Das neu erstellte Blatt lässt sich später exportieren.

Innerhalb der Excel-Anwendung GeBuKa ist die Struktur der Daten geschützt und nicht frei veränderbar. Deshalb kann es sein, dass Sie die Daten exportieren müssen.

Wozu die Daten exportieren?
Durch das Exportieren werden die erstellten Blätter in eine neue Excel-Mappe kopiert. Die neue Mappe können Sie unter einem anderen Namen abspeichern und für alles Mögliche gebrauchen; z.B. zum Erstellen von Serienbriefen oder Adress-Etiketten.
Durch verändern der Tabellen-Struktur lässt sich so auch einfach eine Adress-Liste, eine Telefon-Liste oder eine E-Mail-Liste herstellen.

Auch diesen Menü-Punkt dürfen Sie ohne Bedenken anklicken. Es werden nur die selbst erstellten Blätter gelöscht, nicht aber das Daten- und das Info-Blatt.

Eine sehr praktisches Makro.
Nachdem Sie in verschiedenen Spalten Filter gestzt haben, ist es recht mühsam, diese alle wieder zurückzustellen. Diese Aufgabe wird in Zukunft von diesem Makro ausgeführt.